Central de Ajuda
Guias curtos sobre o Tarefix: como cadastrar clientes e obrigações, gerar as tarefas do mês, controlar certificados e procurações, e o que fazer quando algo não sai como esperado.
Primeiros passos: a ordem certa para configurar o sistema
A ordem que evita retrabalho, com um print de cada tela: unidades, setores, grupos, pacotes, obrigações, preferências e só então os clientes.
Qual a diferença entre Grupo de clientes e Pacote?
Um agrupa empresas; o outro, obrigações. São vizinhos na régua do Painel de Controle e é fácil trocar um pelo outro.
Demandas: combinar uma tarefa com alguém e acompanhar até o fim
Abrir, conversar, concluir, sair, mudar o prazo e recuperar da lixeira. Quem pode cada coisa, e o que acontece com quem sai.
Lista de tarefas dentro de uma demanda
Quebrar uma demanda em passos que se marcam um a um, ver quem concluiu cada um e achar a lista depois que a conversa cresce.
Modelos de lista: montar uma vez e reaproveitar
Guardar uma lista que se repete e aplicá-la em um clique. O que fica só seu, o que vira do escritório, e como publicar.
Responder uma mensagem e saber se ela foi lida
Responder uma mensagem específica da conversa, com a citação dela junto, e conferir quem já leu o que você escreveu.
Tarefa Padrão ou Opcional: qual escolher?
Padrão cai em todas as empresas da unidade. Opcional só nas que tiverem o pacote.
Como o vencimento de cada tarefa é calculado
As cinco regras de vencimento, o que conta como dia útil e por que ninguém precisa cadastrar feriado.
Por que a célula está cinza (N/A) na tela do setor?
A obrigação existe naquele setor, mas não se aplica àquela empresa.
Cadastrar um cliente: o que cada campo faz
Os quatro blocos da tela, o CPF ou CNPJ do cliente, a consulta do CNPJ à Receita, o CEP que preenche o endereço e o campo que decide a partir de quando o sistema gera tarefas.
Cadastrar vários certificados digitais de uma vez
Envie os arquivos .pfx de todos os clientes em uma única remessa. O sistema localiza a empresa pelo CNPJ de dentro do certificado e lê a validade.
Os contatos do cliente e o que cada um recebe
Um cliente pode ter vários contatos, e cada um marca os assuntos que recebe: Guias e documentos, Gestão Pessoal e Avisos. É por eles que o Tarefix escolhe para quem vai cada aviso.
Trocar o certificado de um cliente quando ele renova
Substituir o arquivo .pfx vencido pelo novo, pela tela de Certificados ou pela ficha do cliente. A validade é lida do arquivo.
Cadastrar e manter a validade das procurações
Uma data por empresa e por órgão, digitada na própria linha, importada do PDF do portal ou lida pela extensão no e-CAC. O sistema avisa antes de vencer.
Onde fica a anotação fixa da empresa (o post-it)?
Ela só aparece dentro de um setor, e é diferente para cada setor, de propósito.
Não consigo editar ou excluir um comentário que escrevi
Editar e excluir comentário é permissão de gerente, e existe uma razão para isso.
Mencionei um colega com @ e ele não foi avisado
A menção só notifica quem tem acesso àquele setor e àquela empresa.
A caixa 'Gerente' aparece travada no cadastro do usuário
Só o dono da conta pode promover alguém a gerente.
O que muda entre um Gerente e um usuário comum
Comparação item a item do que cada perfil consegue fazer.
Os sons do Tarefix: ao concluir e no chat
Ligar, desligar e escolher o som de concluir uma tarefa e os do chat da equipe, na janelinha Sons da barra lateral.
Filtrar o painel por setor, e o alcance da visão salva
Escolher quais setores o painel considera, a diferença entre aplicar e salvar, e por que os números podem parecer menores.
Os números do painel parecem desatualizados
Eles ficam em cache por até 2 minutos. Passado esse tempo, recarregar a página já traz o número novo.
Minha tarefa não aparece no calendário nem no reloginho
Só entram obrigações com 'Lembrete' marcado, e o filtro de setores também esconde.
Nota rápida, lembrete ou demanda: qual usar?
Nota é rascunho só seu. Lembrete é prazo de obrigação do escritório. Demanda é combinado com outra pessoa.
Importar vários clientes de uma vez por planilha
Até 500 empresas por vez, e a validação é tudo ou nada.
O que é a barra vermelha de 'Modo suporte Tarefix'
É o aviso de que alguém da nossa equipe está dentro da sua conta ajudando, e tudo fica registrado.
Cobrar documentos do cliente: por e-mail, WhatsApp ou automaticamente
A tarefa fica aguardando o cliente com a lista do que falta, e a cobrança sai pronta pelos três canais. Ativada nas Preferências, é enviada por e-mail automaticamente.
Gerar as tarefas do mês automaticamente
Ative nas Preferências e o sistema cria as tarefas da competência que fechou nos dias 1 e 2, para o escritório inteiro.
Obrigação trimestral e semestral: quando a tarefa nasce e quando vence
A tarefa aparece só no fim do período, e o prazo é o que você escolher, contado do último dia do trimestre ou do semestre.
Filtrar o painel por unidade
O funil do painel também recorta por unidade, e a visão salva vale para o calendário, o reloginho, a agenda e os Lembretes.
Formulários por link: o que são, quem tem acesso e como são organizados
Admissão de funcionário, abertura e alteração de empresa: o cliente preenche por um link, e o escritório recebe os dados e os documentos no Tarefix.
Configurar os formulários no Painel de Controle
Quais campos cada formulário pede, quais são obrigatórios, campos próprios do escritório, prazos dos links e dos arquivos, e quem acompanha as admissões.
Criar o link de admissões da empresa e enviar o PIN ao cliente
Cada empresa cliente tem um link fixo, protegido por PIN, para registrar as admissões. Como criar, enviar, trocar o PIN e pausar.
Um link de admissões para várias empresas do mesmo grupo
Quando a mesma pessoa cuida das admissões de várias empresas, o escritório junta todas num link só, com um PIN. Como criar, enviar e mudar as empresas do grupo.
Como a empresa registra uma admissão pelo link
O passo a passo do lado da empresa cliente: entrar com o PIN, registrar a admissão em três passos e enviar o link ao funcionário.
Como o funcionário preenche o cadastro e envia os documentos
O que o funcionário vê no link: dados pessoais, endereço, documentos, dependentes, fotos e a declaração antes do envio.
Conferir uma admissão recebida: dados, documentos e ficha em PDF
A ficha da admissão no escritório: o andamento, os dados prontos para copiar no ERP, os arquivos e a ficha em PDF.
Corrigir uma admissão: reabrir, alterar na ficha e responder pedidos da empresa
Três caminhos para corrigir uma admissão antes de concluí-la, e o bloqueio que impede a empresa de alterar durante o cadastro.
Enviar os relatórios da admissão à empresa
Como anexar o contrato e os demais documentos, concluir a admissão e avisar a empresa, que baixa tudo pelo link com o PIN.
Excluir uma admissão e o prazo de guarda dos documentos
O que a exclusão apaga e o que fica registrado, e por quanto tempo os arquivos das admissões ficam no Tarefix.
Abrir um pedido de abertura de empresa e enviar o link ao cliente
Como abrir o pedido na Legalização, gerar o link do responsável e acompanhar o preenchimento de cada parte.
Como o cliente preenche a abertura: dados da empresa e dos sócios
O que o responsável pela abertura vê no link: os dados e o endereço da empresa, os documentos, os sócios e o envio.
Abrir um pedido de alteração de empresa, para cliente cadastrado ou não
A alteração contratual por link: para um cliente do escritório ou para uma empresa que ainda não é cliente, com o que vai mudar marcado pelo responsável.
Conferir a abertura ou alteração recebida e iniciar o processo
A ficha do pedido recebido e o Iniciar processo, que cria uma demanda com as informações, a ficha em PDF e os documentos.
Acompanhar o processo: da demanda criada à conclusão
Como a lista da Legalização mostra o pedido que virou demanda, e como a conclusão da demanda conclui o pedido.
Como colocar a logo e as cores do meu escritório nos relatórios e nos links de admissão?
A logo e as cores do escritório saem nos relatórios impressos, nas planilhas, na ficha em PDF, nas páginas dos links e nos e-mails aos clientes. Tudo se configura em Identidade visual.
Comunicados aos clientes: o que são e como chegam a cada contato
O escritório publica avisos e notícias para os clientes no Portal do cliente. Cada contato recebe um e-mail com um link pessoal, e o escritório vê quem já leu.
Escrever e publicar um comunicado
O título, o setor, o resumo, o texto com links e imagens, os anexos e os clientes que recebem. Salvar rascunho não envia nada; Publicar e enviar manda os e-mails na hora.
Acompanhar quem leu um comunicado, reenviar e excluir a publicação
Por cliente e por pessoa, quem já leu e quando, com busca e filtros para muitos clientes. Reenviar manda um link novo; excluir a publicação tira o comunicado do ar.
O que o cliente recebe: o e-mail e a página do comunicado
O e-mail na marca do escritório, com o resumo e o botão Ler o comunicado, e a página com o texto, os anexos e os outros comunicados da empresa.
Quem pode escrever comunicados
Todos veem os comunicados e a leitura. Escrever, publicar, reenviar e excluir a publicação pede a caixa Comunicados no cadastro do usuário; o responsável pela conta pode sempre.
Chat da equipe: conversar com as pessoas do escritório
Um botão em todas as telas abre as conversas com as pessoas do escritório, uma a uma ou em grupo, sem sair do que você está fazendo.
Como o chat avisa de mensagem nova
O número no botão e no título da aba, o som e as notificações do navegador, e como ligar ou desligar cada um.
Transformar uma conversa do chat em demanda
Quando a conversa vira trabalho, ela pode virar uma demanda com as pessoas e as mensagens, e a conversa fica guardada só para leitura.
Ligar ou desligar o chat do escritório
O chat nasce ligado. Quem tem acesso ao Painel de Controle pode desligá-lo para todo o escritório, em Preferências.