Modelos de lista: montar uma vez e reaproveitar

Há demandas que sempre têm os mesmos passos: abertura de filial, admissão de funcionário, fechamento mensal. Um modelo de lista é essa sequência guardada uma vez e aplicada em um clique nas próximas.

Sem ele, quem abre a décima demanda do mesmo tipo digita os mesmos seis itens pela décima vez, e a lista sai um pouco diferente de cada vez. É assim que uma conferência deixa de conferir.

Guardar um modelo

O modelo nasce de uma lista que já existe, e não de um formulário em branco: guardar o que já provou servir é diferente de adivinhar o que vai servir. No cabeçalho de uma lista publicada, use o marcador à direita.

Ele guarda o título e os itens do jeito que estão, e o modelo nasce só seu. O setor vem da demanda de onde a lista saiu, e pode ser trocado depois.

Guardar duas vezes a mesma lista não cria duas cópias: o sistema avisa que ela já está nos seus modelos.

Usar um modelo

Ao criar uma lista, o ícone no canto do título abre os modelos disponíveis.

Escolher um preenche a lista sem apagar o que você já escreveu: o título só entra se estiver vazio, e os itens são acrescentados ao fim. Continua sendo um rascunho, então dá para tirar, acrescentar e só então publicar. É esse ajuste que faz o modelo servir para aquele caso.

Os modelos do mesmo setor da demanda aparecem primeiro. Os demais continuam na lista, logo abaixo: um modelo geral costuma ser o mais reusado de todos, e escondê-lo por setor tiraria justamente o mais útil.

A tela Modelos

No topo de Minhas demandas, o botão Modelos abre a tela onde eles moram. Ela é aberta a todo mundo: qualquer pessoa precisa gerenciar os modelos dela.

• 1 filtra por setor. Aparecem aqui apenas os setores que você acessa.
• 2 é a fila de aprovação, e só existe para gerentes e para o dono.
• Meus modelos são os seus, em qualquer situação.
• Do escritório são os já publicados, que aparecem para todos.

Cada modelo ocupa uma linha e abre ao ser clicado. Com vinte modelos, tudo aberto ao mesmo tempo viraria uma parede de texto.

Editar um modelo

Aberto, o modelo é editado ali mesmo: 1nome, 2setor e 3 os itens, com Enter abrindo a próxima linha. O botão Salvar alterações aparece assim que algo muda.

Editar um modelo não altera as listas já criadas a partir dele. Cada lista, uma vez publicada, é daquela demanda.

Publicar para o escritório

Se o modelo serve para toda a equipe, use Pedir publicação. Ele vai para a fila e um gerente ou o dono avalia. Todos são avisados pelo sininho: quem aprova, de que há um pedido; quem pediu, do que foi decidido.

Quem já é gerente ou dono publica direto, sem pedir a si mesmo. Se o pedido for recusado, o motivo aparece junto do modelo, para o pedido não voltar igual.

Publicar é um segundo gesto, deliberado. O modelo nunca vai para o escritório inteiro sem alguém decidir isso.

Tirar de circulação sem perder o trabalho

Um modelo publicado que envelheceu sai do escritório por Voltar para meus modelos, disponível para quem o criou e para quem aprova. Ele volta para a lista pessoal do autor, com os itens inteiros, e o autor é avisado.

É diferente de Excluir, que existe apenas no modelo pessoal e some com ele. Sair de circulação é decisão do escritório; existir ou não é de quem montou.