Central de Ajuda
Guias curtos sobre o Tarefix: como cadastrar clientes e obrigações, gerar as tarefas do mês, controlar certificados e procurações, e o que fazer quando algo não sai como esperado.
Primeiros passos: a ordem certa para configurar o sistema
A ordem que evita retrabalho, com um print de cada tela: unidades, setores, grupos, pacotes, obrigações, preferências e só então os clientes.
Qual a diferença entre Grupo de clientes e Pacote?
Um agrupa empresas; o outro, obrigações. São vizinhos na régua do Painel de Controle e é fácil trocar um pelo outro.
Demandas: combinar uma tarefa com alguém e acompanhar até o fim
Abrir, conversar, concluir, sair, mudar o prazo e recuperar da lixeira. Quem pode cada coisa, e o que acontece com quem sai.
Lista de tarefas dentro de uma demanda
Quebrar uma demanda em passos que se marcam um a um, ver quem concluiu cada um e achar a lista depois que a conversa cresce.
Modelos de lista: montar uma vez e reaproveitar
Guardar uma lista que se repete e aplicá-la em um clique. O que fica só seu, o que vira do escritório, e como publicar.
Responder uma mensagem e saber se ela foi lida
Responder uma mensagem específica da conversa, com a citação dela junto, e conferir quem já leu o que você escreveu.
Tarefa Padrão ou Opcional: qual escolher?
Padrão cai em todas as empresas da unidade. Opcional só nas que tiverem o pacote.
Como o vencimento de cada tarefa é calculado
As cinco regras de vencimento, o que conta como dia útil e por que ninguém precisa cadastrar feriado.
Por que a célula está cinza (N/A) na tela do setor?
A obrigação existe naquele setor, mas não se aplica àquela empresa.
Gerei as tarefas do mês e uma empresa não apareceu
São cinco causas possíveis. Esta é a ordem para conferir.
Cadastrar um cliente: o que cada campo faz
Os quatro blocos da tela, o CPF ou CNPJ do cliente, a consulta do CNPJ à Receita, o CEP que preenche o endereço e o campo que decide a partir de quando o sistema gera tarefas.
Cadastrar vários certificados digitais de uma vez
Envie os arquivos .pfx de todos os clientes em uma única remessa. O sistema localiza a empresa pelo CNPJ de dentro do certificado e lê a validade.
Não consigo excluir um setor, unidade, grupo ou pacote
O sistema bloqueia a exclusão quando há algo vinculado — é proteção, não erro.
Excluí uma tarefa e ela continua aparecendo no controle fiscal
Tarefa com histórico é desativada, não apagada. Isso protege seus meses anteriores.
Os contatos do cliente e o que cada um recebe
Um cliente pode ter vários contatos, e cada um marca os assuntos que recebe: Guias e documentos, Gestão Pessoal e Avisos. É por eles que o Tarefix escolhe para quem vai cada aviso.
Trocar o certificado de um cliente quando ele renova
Substituir o arquivo .pfx vencido pelo novo, pela tela de Certificados ou pela ficha do cliente. A validade é lida do arquivo.
Cadastrar e manter a validade das procurações
Uma data por empresa e por órgão, digitada na própria linha, importada do PDF do portal ou lida pela extensão no e-CAC. O sistema avisa antes de vencer.
Onde fica a anotação fixa da empresa (o post-it)?
Ela só aparece dentro de um setor, e é diferente para cada setor, de propósito.
Não consigo editar ou excluir um comentário que escrevi
Editar e excluir comentário é permissão de gerente, e existe uma razão para isso.
Mencionei um colega com @ e ele não foi avisado
A menção só notifica quem tem acesso àquele setor e àquela empresa.
O certificado digital A1 não está sendo aceito
Quatro motivos possíveis. O mais comum é o CNPJ ainda estar em branco.
Quem consegue baixar o certificado digital de um cliente
Só quem tem a empresa no próprio escopo. Nem o suporte da Tarefix consegue.
Não consigo criar mais usuários
Todos os usuários contratados estão em uso. Veja como conferir e ampliar.
A caixa 'Gerente' aparece travada no cadastro do usuário
Só o dono da conta pode promover alguém a gerente.
O que muda entre um Gerente e um usuário comum
Comparação item a item do que cada perfil consegue fazer.
Meu acesso foi bloqueado por tentativas de login
São 6 erros de senha para bloquear por 30 minutos. Veja como sair disso.
O sistema pediu para desconectar outros dispositivos
Cada usuário pode estar logado em 2 aparelhos ao mesmo tempo.
Quanto tempo fico logado e por que fui desconectado
A sessão dura 24 horas e se renova a cada clique. Veja o que derruba antes disso.
Como funciona o período de teste e a cobrança
15 dias grátis. Sem cancelamento até o último dia, a primeira cobrança vence 7 dias depois do fim do teste.
Como mudar de plano ou contratar usuários extras
Os dois pedidos saem da tela de Assinatura. Usuários extras podem ser contratados em qualquer plano, sem mudar de plano.
Os sons do Tarefix: ao concluir e no chat
Ligar, desligar e escolher o som de concluir uma tarefa e os do chat da equipe, na janelinha Sons da barra lateral.
A nota fiscal da assinatura: onde ela chega e onde baixar
A cada pagamento confirmado a Tarefix emite a NFS-e e envia por e-mail. O PDF e o XML também ficam em Conta, Assinatura.
Como cancelar a assinatura
O pedido sai da tela de Assinatura. Até o último dia do teste nada é cobrado; depois, o acesso segue até o fim do período pago.
Filtrar o painel por setor, e o alcance da visão salva
Escolher quais setores o painel considera, a diferença entre aplicar e salvar, e por que os números podem parecer menores.
Os números do painel parecem desatualizados
Eles ficam em cache por até 2 minutos. Passado esse tempo, recarregar a página já traz o número novo.
Minha tarefa não aparece no calendário nem no reloginho
Só entram obrigações com 'Lembrete' marcado, e o filtro de setores também esconde.
Plano mensal ou anual: o que muda e como escolher
O anual custa dez mensalidades, cobradas de uma vez. O mensal não tem fidelidade. Os dois valores ficam escritos em cada plano.
Nota rápida, lembrete ou demanda: qual usar?
Nota é rascunho só seu. Lembrete é prazo de obrigação do escritório. Demanda é combinado com outra pessoa.
O endereço fiscal do escritório e o e-mail da nota fiscal
É o que sai como tomador na nota da assinatura. Vem da Receita no cadastro; o dono confere e corrige em Minha conta.
Importar vários clientes de uma vez por planilha
Até 500 empresas por vez, e a validação é tudo ou nada.
O que é a barra vermelha de 'Modo suporte Tarefix'
É o aviso de que alguém da nossa equipe está dentro da sua conta ajudando, e tudo fica registrado.
Cobrar documentos do cliente: por e-mail, WhatsApp ou automaticamente
A tarefa fica aguardando o cliente com a lista do que falta, e a cobrança sai pronta pelos três canais. Ativada nas Preferências, é enviada por e-mail automaticamente.
Gerar as tarefas do mês automaticamente
Ative nas Preferências e o sistema cria as tarefas da competência que fechou nos dias 1 e 2, para o escritório inteiro.
Obrigação trimestral e semestral: quando a tarefa nasce e quando vence
A tarefa aparece só no fim do período, e o prazo é o que você escolher, contado do último dia do trimestre ou do semestre.
Filtrar o painel por unidade
O funil do painel também recorta por unidade, e a visão salva vale para o calendário, o reloginho, a agenda e os Lembretes.
Formulários por link: o que são, quem tem acesso e como são organizados
Admissão de funcionário, abertura e alteração de empresa: o cliente preenche por um link, e o escritório recebe os dados e os documentos no Tarefix.
Configurar os formulários no Painel de Controle
Quais campos cada formulário pede, quais são obrigatórios, campos próprios do escritório, prazos dos links e dos arquivos, e quem acompanha as admissões.
Criar o link de admissões da empresa e enviar o PIN ao cliente
Cada empresa cliente tem um link fixo, protegido por PIN, para registrar as admissões. Como criar, enviar, trocar o PIN e pausar.
Um link de admissões para várias empresas do mesmo grupo
Quando a mesma pessoa cuida das admissões de várias empresas, o escritório junta todas num link só, com um PIN. Como criar, enviar e mudar as empresas do grupo.
Como a empresa registra uma admissão pelo link
O passo a passo do lado da empresa cliente: entrar com o PIN, registrar a admissão em três passos e enviar o link ao funcionário.
Como o funcionário preenche o cadastro e envia os documentos
O que o funcionário vê no link: dados pessoais, endereço, documentos, dependentes, fotos e a declaração antes do envio.
Conferir uma admissão recebida: dados, documentos e ficha em PDF
A ficha da admissão no escritório: o andamento, os dados prontos para copiar no ERP, os arquivos e a ficha em PDF.
Corrigir uma admissão: reabrir, alterar na ficha e responder pedidos da empresa
Três caminhos para corrigir uma admissão antes de concluí-la, e o bloqueio que impede a empresa de alterar durante o cadastro.
Enviar os relatórios da admissão à empresa
Como anexar o contrato e os demais documentos, concluir a admissão e avisar a empresa, que baixa tudo pelo link com o PIN.
Excluir uma admissão e o prazo de guarda dos documentos
O que a exclusão apaga e o que fica registrado, e por quanto tempo os arquivos das admissões ficam no Tarefix.
Abrir um pedido de abertura de empresa e enviar o link ao cliente
Como abrir o pedido na Legalização, gerar o link do responsável e acompanhar o preenchimento de cada parte.
Como o cliente preenche a abertura: dados da empresa e dos sócios
O que o responsável pela abertura vê no link: os dados e o endereço da empresa, os documentos, os sócios e o envio.
Abrir um pedido de alteração de empresa, para cliente cadastrado ou não
A alteração contratual por link: para um cliente do escritório ou para uma empresa que ainda não é cliente, com o que vai mudar marcado pelo responsável.
Conferir a abertura ou alteração recebida e iniciar o processo
A ficha do pedido recebido e o Iniciar processo, que cria uma demanda com as informações, a ficha em PDF e os documentos.
Acompanhar o processo: da demanda criada à conclusão
Como a lista da Legalização mostra o pedido que virou demanda, e como a conclusão da demanda conclui o pedido.