Demandas: combinar uma tarefa com alguém e acompanhar até o fim

Uma demanda é um combinado entre pessoas: tem prazo, tem conversa e alguém a resolve. É onde entra o que não é obrigação do escritório, mas precisa acontecer e envolve outra pessoa: "me manda o extrato da Padaria", "levar o contrato ao cartório na sexta".

Demanda não pertence a setor nem a empresa. Pertence a pessoas. É por isso que ela não aparece recortada pelo filtro de setores como as tarefas: quem participa vê, quem não participa não vê, e pronto.

Abrir uma demanda

Clique em Nova demanda, em Minhas demandas na trilha à esquerda, ou no + Demanda do calendário, no painel.

• 1Título é o que aparece na lista e nos avisos. Vale escrever o contexto que identifica a coisa, não só o verbo: "o XML da Padaria" acha em três semanas; "conferir arquivo" não.
• 2Quando é o prazo. É ele que coloca a demanda no calendário e faz o aviso chegar.
• 3Quem recebe são as pessoas envolvidas. Elas são avisadas na hora, em Mensagens.
• Setor é opcional e serve só para organizar. Uma demanda sem setor é caso normal.

Sem ninguém marcado, a demanda é só sua: ninguém mais vê o que você escrever ali.

A conversa

Cada demanda tem uma conversa própria: você escreve na 1caixa do fim da página e envia com 2Comentar. Ao lado dela há um ícone de clipe para anexar imagem ou PDF. A conversa existe porque quem é marcado precisa ter onde responder: sem isso a resposta vai para o WhatsApp ou para o corredor, e a demanda fica aberta sem que ninguém saiba em que pé está.

Toda ação importante deixa uma linha na conversa: quem resolveu, quem reabriu, quem entrou, quem saiu, quem mudou o prazo. É o histórico do combinado.

Concluir e reabrir

1Concluir encerra a demanda para todo mundo, não só para você. É deliberado: o combinado era um só, e se ele foi cumprido, foi para todos.

Se resolveu cedo demais, Reabrir devolve a demanda ao estado anterior, com a conversa inteira. Reabrir é melhor que abrir outra: uma demanda nova perde o histórico e deixa duas linhas soltas para a mesma coisa.

Quem pode o quê

• Quem participa pode comentar, anexar, concluir, reabrir, mudar o prazo em 2Prazo e acrescentar mais gente em 3Participantes.
• Só quem criou pode retirar outra pessoa, também por Participantes, e Excluir a demanda.

Sair de uma demanda

4Desvincular-me tira a demanda da sua lista. Ela não é apagada: vai para a aba Arquivadas, e você continua vendo a conversa até o momento em que saiu. O que vier depois é da equipe que ficou.

Não dá para sair deixando a demanda sem ninguém. Se você é a única pessoa nela, o sistema recusa e oferece Excluir, porque sair seria apagar sem dizer que está apagando.

Para voltar a participar, peça a alguém que ainda está nela: quem participa pode trazer você de volta.

Demanda que se repete

Ao criar, dá para pedir que ela se repita: diária, semanal ou mensal, até uma data ou por um número de vezes. Cada repetição é uma linha independente, com data e conclusão próprias.

A lista mostra uma linha só, com a marca "1 de N". Sem isso, uma demanda que se repete por seis meses ocuparia seis linhas e empurraria todo o resto para baixo. É assim que uma lista deixa de ser confiável.

Para interromper a série sem apagar o que já passou, use parar a repetição: as datas futuras vão para a lixeira e as anteriores ficam como estão.

Excluir e a lixeira de 30 dias

Excluir não apaga na hora. A demanda vai para a aba Lixeira, que só aparece depois que você exclui alguma coisa. Antes disso ela não está na lista de abas, e é por isso que parece não existir. Ali a demanda fica 30 dias e pode ser trazida de volta com Restaurar, com a conversa e os anexos inteiros. Passado esse prazo, ela é apagada definitivamente.

Enquanto está na lixeira, a demanda some das listas, do calendário e do reloginho de todo mundo, na hora.

Onde as demandas aparecem

• Minhas demandas, na trilha à esquerda, com as abas Abertas, Concluídas, Todas e Arquivadas.
• No calendário do painel, na data do prazo.
• No reloginho da barra do topo, enquanto o prazo estiver dentro dos próximos 7 dias.
• Em Mensagens, quando alguém marca você, comenta, resolve, reabre, muda o prazo ou retira você.

Demanda, lembrete ou nota rápida?

• Demanda: tem prazo e envolve outra pessoa.
• Lembrete: é prazo de obrigação do escritório, marcado no cadastro da obrigação.
• Nota rápida: rascunho só seu, sem data e sem destinatário.