Primeiros passos: a ordem certa para configurar o sistema

Este artigo mostra a ordem em que vale a pena configurar o Tarefix. Não é uma regra do sistema: é a sequência que evita refazer trabalho, porque cada peça se apoia na anterior.

Quase tudo o que vem a seguir acontece no Painel de Controle, na trilha de ícones à esquerda da tela. Ele tem seis páginas, e o número em cada uma diz quantos itens você já tem ali. Só gerentes entram.

Se você está com pressa: o mínimo para o sistema funcionar é uma unidade, um setor e uma obrigação. O resto pode vir depois, sem retrabalho.

1. Unidades

Onde sua equipe trabalha: Matriz, uma filial, ou até uma célula interna ("Equipe Fiscal 1"). Toda empresa precisa de uma unidade. Sem isso ela é ignorada na geração de tarefas, e essa é a causa mais comum de "cadastrei o cliente e ele não apareceu".

A unidade também é o que recorta o acesso: um usuário ligado à Filial não enxerga as empresas da Matriz.

2. Setores

As áreas do escritório: Fiscal, Contábil, Departamento Pessoal, Societário. Cada obrigação pertence a um setor, e é o setor que dá o recorte do dia a dia: quem é do Fiscal abre a tela do Fiscal e vê só o que é dele.

Vale criar os setores que você realmente usa. Setor a mais vira coluna vazia na tela de todo mundo.

3. Grupos de clientes

Recortes da sua carteira: Simples Nacional, Lucro Presumido, Sem movimento, Clientes do João. Servem para duas coisas: aplicar um pacote a um monte de empresas de uma vez e limitar o que um usuário enxerga.

Um grupo não é obrigatório. Empresa sem grupo aparece para todo mundo que alcança a unidade dela.

4. Pacotes

Um pacote é um conjunto de obrigações que você aplica a várias empresas de uma vez. O caso clássico: um pacote com o que todo cliente do Simples entrega, atribuído ao grupo Simples Nacional inteiro.

Pacote não substitui obrigação: ele agrupa as que você já criou. Por isso ele vem antes na régua, mas costuma ser preenchido depois do passo 5.

5. Obrigações

As tarefas em si, com prazo e periodicidade. Aqui está a escolha que mais gera dúvida:

• Padrão: cai automaticamente em todas as empresas das unidades que você marcar. Use para o que é universal no seu escritório, como um balancete mensal.
• Opcional: só cai nas empresas que tiverem um dos pacotes selecionados. Use para o que depende do regime, como o DAS, que só interessa a quem é do Simples.

É também aqui que se marca Lembrete, que é o que faz a obrigação aparecer no calendário e no reloginho.

6. Preferências

As escolhas que valem para o escritório inteiro: quem pode ver e cadastrar o certificado do escritório, quem cadastra órgão de procuração, e se as pessoas podem marcar colegas de outro setor ou de outra unidade.

Tudo aqui já vem com um padrão que funciona. Você só precisa entrar nesta página quando quiser mudar alguma dessas regras.

7. Empresas

Agora sim, os clientes. Como as peças anteriores já existem, o cadastro fica rápido: você escolhe a unidade, o grupo e os pacotes na própria tela, sem ter que voltar depois.

Se forem muitas, use a importação por planilha: até 500 por vez, com validação tudo ou nada.

8. Gerar as tarefas do mês

Por último, entre na tela de um setor e clique em Gerar Tarefas do Mês. É o que transforma todo o cadastro nas tarefas do dia a dia.

Gerar de novo não duplica nem apaga nada: só cria o que falta e atualiza vencimentos. Pode rodar sem medo depois de corrigir qualquer coisa.

Usuários, quando entram?

A qualquer momento, e eles não estão no Painel de Controle: ficam em Usuários, na mesma trilha à esquerda. Vale criar depois dos setores e das unidades, porque é ali que você diz o que cada pessoa enxerga.

Errou a ordem? Nada se perde. Você pode criar uma unidade depois e editar as empresas, ou criar um pacote e aplicá-lo a um grupo inteiro de uma vez. A ordem acima só poupa esse retrabalho.