Cobrar documentos do cliente: por e-mail, WhatsApp ou automaticamente

Boa parte do atraso de uma tarefa não é do escritório: é o cliente que ainda não enviou o extrato, a nota, a folha. O sistema tem um estado para isso, aguardando o cliente, e três formas de cobrar o que falta sem sair da tarefa.

1. Quem é o contato

Na ficha da empresa, o bloco Contato indica com quem o escritório trata quando falta um documento: o nome 1, o e-mail 2 e o telefone 3. Os três são opcionais, mas sem e-mail não há cobrança por e-mail, e sem celular não há botão do WhatsApp. Preencha ao menos um.

2. Marcar a tarefa como aguardando

Onde a tarefa aparece, existe a ampulheta 1: na fila do painel, na lista de atrasadas e na janelinha da tarefa, no botão Aguardar o cliente. Ela pergunta o que falta, um documento por linha, e a tarefa muda de estado. Ela sai das faixas de prazo e entra em Aguardando o cliente, com a contagem de dias.

3. O card no painel

No painel, o card Aguardando o cliente abre a fileira de alertas, ao lado dos certificados e das procurações. Ele conta as tarefas paradas por documento que o cliente ainda não enviou, de qualquer competência: a espera continua contando até os documentos chegarem. Com alguma tarefa aguardando, o número fica em âmbar; com nenhuma, o card fica cinza. Ele não fica vermelho porque a espera não é atraso do escritório.

Clique no card para abrir a lista, agrupada por obrigação e, quando há mais de um setor, por setor. Cada linha mostra a empresa e há quantos dias ela espera, e o mouse sobre "aguardando o cliente" mostra os documentos que faltam. Com o mouse sobre a linha aparecem as ações:

• o botão 1 registra Documentos recebidos: a linha sai da lista, o número do card diminui na hora e a tarefa volta às faixas de prazo;
• o balão ao lado abre as anotações da tarefa, onde estão a lista do que falta e a cobrança;
• o nome da empresa leva à tarefa na tela do setor.

4. Cobrar

Na janelinha da tarefa, o bloco 1 mostra o que falta e há quantos dias. A linha Cobrar por traz a mensagem pronta, com a lista de documentos e a competência, em três canais:

• Copiar: o texto vai para a área de transferência, para colar onde quiser.
• E-mail 2: abre o seu programa de e-mail com destinatário, assunto e texto preenchidos.
• WhatsApp: abre a conversa com o celular do contato e a mensagem escrita.

A mensagem é enviada em nome do escritório, não do Tarefix: o cliente conhece o escritório, não o sistema.

Quando os documentos chegam, Documentos recebidos devolve a tarefa às faixas de prazo. O histórico registra a espera e o retorno.

5. Cobrança automática

Em Painel de Controle, Preferências, o bloco Cobrança de documentos:

• 1 Cobrar por e-mail automaticamente: ativado, toda tarefa que ficar aguardando o cliente envia o e-mail com a lista do que falta, sem intervenção manual.
• 2 Lembretes é a régua, em dias desde que a tarefa parou. "0,3,7" envia no mesmo dia, três dias depois e sete dias depois, enquanto os documentos não chegarem. O envio ocorre pela manhã, às 9h.
• 3 Responder para é obrigatório para ativar: o e-mail sai com o nome do escritório como remetente, e a resposta do cliente, com os documentos, chega neste endereço.

Cada envio fica anotado na tarefa ("cobrado ontem por e-mail"), e a mesma tarefa nunca recebe dois e-mails do mesmo degrau. Empresa sem e-mail de contato é ignorada, sem erro.