Formulários por link: o que são, quem tem acesso e como são organizados

Os Formulários permitem que o cliente do escritório envie informações e documentos por um link, sem conta no Tarefix. O escritório recebe tudo organizado em uma ficha, com os dados prontos para copiar e os arquivos prontos para baixar.

Se o item Formulários não aparece na trilha à esquerda, o módulo não está ativo para o escritório. Para ativá-lo, abra um chamado na Central de Ajuda.

As áreas

A página inicial de Formulários mostra uma área por assunto, com os pedidos em andamento e as últimas movimentações:

• 1Gestão de Pessoal: a admissão de funcionário. A empresa registra a contratação e o funcionário envia os dados pessoais e os documentos.
• 2Legalização: a abertura e a alteração de empresa. Quem responde pela empresa envia os dados, os documentos e os sócios.

Quem tem acesso a uma área só abre direto nela, sem passar pela página inicial.

A lista de cada área

Cada área lista os pedidos com o protocolo, a situação e o andamento de cada parte. As abas filtram pela situação, a busca encontra pelo nome ou pelo protocolo, e o seletor de clientes mostra os pedidos de uma empresa só. Clique na linha para abrir a ficha do pedido.

Na Legalização, o botão Novo formulário 1 abre um pedido de abertura ou de alteração.

Os dois tipos de link

• Admissão: cada empresa cliente tem um link fixo, protegido por um PIN de seis números. A empresa entra quando contrata alguém e registra a admissão. O escritório não abre admissões: ele cria o link da empresa uma vez e recebe o que chega. Veja Criar o link de admissões da empresa e enviar o PIN ao cliente.
• Abertura e alteração: o escritório abre o pedido e gera um link próprio, sem PIN, que vale por alguns dias e deixa de abrir depois do envio. Veja Abrir um pedido de abertura de empresa.

Quem vê cada área

• O responsável pela conta e os gerentes veem as duas áreas, com todos os pedidos dos clientes que alcançam.
• Na Gestão de Pessoal, os usuários dos setores marcados em Painel de Controle › Formulários veem as admissões dos clientes que alcançam pelo perfil.
• Na Legalização, os demais usuários precisam da caixa correspondente no cadastro.

Para dar acesso à Legalização, o responsável pela conta abre Usuários, edita o usuário e marca Legalização 1 em Permissões. Gerentes não precisam da caixa.

Os avisos

Quando um pedido chega inteiro, o escritório é avisado no sininho e em Mensagens: "Novo cadastro de funcionário", "Abertura de empresa recebida" ou "Alteração de empresa recebida". O aviso leva direto à ficha do pedido.

Para escolher o que cada formulário pede, veja Configurar os formulários no Painel de Controle.