Enviar guias e documentos aos clientes

As guias do mês saem do Tarefix para quem recebe Guias e documentos em cada cliente, com a leitura registrada e um lembrete antes do vencimento. Quem recebe é definido nos usuários de cada cliente. Veja Os usuários de cada cliente.

Pela tarefa

1. Em Minhas Tarefas, abra a janelinha da célula e clique em Enviar ao cliente, ou solte o PDF em cima da célula.
2. O Tarefix lê a guia: o vencimento, o valor e a linha digitável. Quando ele não consegue ler sozinho, como numa guia escaneada ou num modelo diferente, a leitura pode ser feita por inteligência artificial, e os campos lidos assim aparecem marcados com IA. Confira e corrija se precisar. Se o CNPJ da guia for de outra empresa, o envio fica bloqueado até a confirmação.
3. Confira Quem recebe 1: os usuários com Guias e documentos no setor da tarefa, cada um com o e-mail e o celular.
4. Com o WhatsApp do escritório conectado, Enviar também pelo WhatsApp 2 manda a guia em PDF e o link pessoal na conversa da empresa. O envio sai em fila, de segunda a sexta, no horário comercial.
5. Concluir a tarefa ao enviar 3 conclui a tarefa no mesmo gesto. Clique em Enviar e concluir.

Várias de uma vez

Em Portal do cliente › Guias e documentos, o botão Enviar guias recebe vários PDFs. O Tarefix acha a empresa pelo CNPJ e a tarefa pelo tipo e pela competência, e mostra cada guia como pronta ou para conferir. As guias da mesma empresa e do mesmo setor saem num e-mail só.

O mesmo envio serve aos documentos, como balancetes e relatórios de faturamento. No portal, o cliente os encontra separados das guias de pagamento.

O que o cliente recebe

Cada pessoa recebe um e-mail com a lista das guias, os vencimentos e o botão para o link pessoal, e, se escolhido, uma mensagem pelo WhatsApp com a guia em PDF. A mensagem do WhatsApp diz a empresa e o vencimento, sem o valor e sem a linha digitável, para que o cliente abra a guia. O link abre a página das guias da empresa e também leva ao portal. O e-mail não leva o arquivo: é a página que registra a leitura e o download.

O que conta como leitura

• Abrir a guia pelo link ou pelo portal, baixá-la ou copiar a linha digitável.
• No WhatsApp, a mensagem lida, com os dois vistos azuis.
• Quando a pessoa não usa os vistos azuis, a mensagem entregue passa a contar como lida 24 horas depois do envio, se a guia não tiver sido aberta antes por outro caminho.

O dia que o portal mostra sozinho ao abrir não conta como leitura: só conta o dia que a pessoa escolhe no calendário.

Quem abriu

A lista mostra cada guia com o vencimento, o valor e se alguém da empresa já abriu. Clique na linha para ver cada pessoa 1: quando o e-mail saiu, a situação no WhatsApp, quando abriu e quando baixou. Reenviar a quem não abriu manda de novo, e Retirar da página do cliente tira uma guia enviada por engano, sem reabrir a tarefa.

O botão Lembretes define o lembrete pelo vencimento: alguns dias antes e, se ligado, na véspera, só a quem ainda não abriu.