Cadastrar um cliente: o que cada campo faz

O cadastro de um cliente fica em Clientes › Novo cliente, e está dividido em quatro blocos: dados cadastrais, cadastro completo, certificado digital e pacotes de tarefas. Só os dois primeiros campos são realmente trabalhosos; o resto a tela busca ou você escolhe numa lista.

Comece pelo CNPJ

Digite o CNPJ e clique em Consultar. O sistema busca os dados públicos na Receita Federal e preenche razão social, endereço, município e data de constituição.

Digite primeiro, consulte depois. Clicar em Consultar com o campo vazio não devolve nada, e é fácil concluir que a busca não funciona.

A consulta não grava. Ela preenche a tela e para por aí: quem salva é você, depois de conferir. É de propósito. Uma consulta que gravasse sozinha transformaria um erro da Receita em erro do seu cadastro sem ninguém no meio.

O CNPJ é conferido de verdade, pelo dígito verificador, e não pode se repetir. Se já existir um cliente com aquele número, a tela avisa antes de você continuar preenchendo.

Os quatro campos que decidem o que o cliente recebe

• 1Nº no ERP contábil é o código deste cliente no seu sistema contábil. Serve para casar as duas bases quando alguém compara uma lista com a outra.
• 2Tributação é o regime: Lucro Real, Lucro Presumido, Simples Nacional ou MEI.
• 3Unidade é obrigatória e é a mais importante das quatro. Empresa sem unidade é ignorada na geração de tarefas, e essa é a causa mais comum de "cadastrei o cliente e ele não apareceu". A unidade também recorta o acesso: quem está ligado à Filial não enxerga as empresas da Matriz.
• 4Grupo de empresas é opcional. Serve para aplicar um pacote a uma carteira inteira de uma vez e para limitar o que um colaborador enxerga.

Cliente desde: o campo que limita a geração

Este é o campo que mais surpreende, porque parece informativo e não é. Ele diz a partir de qual mês o sistema deve gerar tarefas para este cliente.

Num cadastro novo ele já vem com o mês atual, e é para isso que serve o valor padrão: deixado em branco, o primeiro Gerar Tarefas do Mês produziria de janeiro até hoje, e alguém teria de limpar tudo à mão.

É mês, não dia. A competência no Tarefix é sempre o primeiro dia do mês, então "cliente desde 15/08" abriria a dúvida de se agosto conta ou não.

Ao editar um cliente antigo, este campo vem vazio, e deixá-lo assim não muda nada. Preenchê-lo por preencher alteraria em silêncio o que o sistema gera para ele.

Cadastro completo: endereço e enquadramento

É um bloco recolhido, e opcional. Abre sozinho quando já tem dado dentro.

• 1O CEP vem primeiro porque preenche os outros. Não tem botão: digite e saia do campo, com Tab ou clicando fora, e o endereço aparece.
• Município só abre depois que a UF for escolhida.
• 2Matriz ou filial e 3Data de constituição completam o retrato da empresa. A consulta pelo CNPJ costuma trazer os dois.

Certificado digital

O A1 pode entrar no mesmo cadastro, sem passar por outra tela.

Preencha o CNPJ antes de anexar o arquivo: o sistema compara o CNPJ do certificado com o que está no formulário, e sem o número ele nem começa. A senha é a do arquivo .pfx, definida por quem emitiu. Ela não fica guardada em lugar nenhum: é usada só naquele instante, para ler a data de validade.

Pacotes de tarefas

No fim da tela você escolhe o setor e, dentro dele, os pacotes que este cliente recebe. Como as peças já existem, dá para resolver aqui mesmo, sem voltar depois pelo Painel de Controle.

Pacote é opcional: obrigações do tipo Padrão caem em todas as empresas da unidade de qualquer jeito. Os pacotes servem para as Opcionais, que só entram em quem os tiver.

Depois de salvar, o CNPJ trava

Na edição o CNPJ fica bloqueado, e vale saber por quê: ele é a identidade da empresa perante a Receita, e é por ele que o certificado A1 casa. Trocá-lo não corrigiria um dado. Apontaria a ficha para outra empresa, levando junto as tarefas, o certificado e o histórico da primeira.

Se o CNPJ estiver realmente errado, cadastre o cliente certo e exclua o outro. E o botão Consultar continua funcionando na edição: reconsultar é justamente como se atualiza um endereço que mudou.

E se forem muitos clientes de uma vez

Para carteiras inteiras existe a importação por planilha, com até 500 empresas por vez. Ver o artigo sobre importar clientes por planilha.