Cadastrar e manter a validade das procurações

A procuração eletrônica é o que permite ao escritório agir pelo cliente no e-CAC, no FGTS Digital e em outros portais. Ela tem prazo, e o prazo vence sem aviso. A tela Procurações guarda uma data por empresa e por órgão, mostra quem está vencendo e conta no painel.

Existem três formas de registrar as datas. As três levam ao mesmo resultado; a escolha depende do tamanho da carteira:

• Na linha, digitando: para uma ou duas empresas.
• Por arquivo PDF, salvo no portal: para a carteira inteira de uma vez, na Receita e no FGTS.
• Pela extensão, que lê o e-CAC automaticamente: para a carteira inteira, somente na Receita, sem salvar arquivo.

Como a tela é organizada

Cada órgão é uma aba: Receita Federal, FGTS Digital, a prefeitura. As procurações de um órgão não têm relação com as de outro; cadastrar a da Receita não cria a do FGTS. Dentro da aba, uma linha por empresa, com a situação e a validade.

Os cartões do topo resumem: Vencidas, Vencendo (nos próximos 30 dias), No prazo e Sem data. Clicar em um cartão filtra a lista. Sem data significa que a data ainda não foi informada, e não que a procuração não existe.

Só quem administra o escritório cadastra órgãos, pelo botão Novo órgão ao lado do título. Essa permissão é definida em Painel de Controle.

Caminho 1: digitar na linha

Clique na coluna Validade da empresa. O campo de data abre ali mesmo 1; escolha a data e saia do campo, ou tecle Enter. A linha é gravada automaticamente, a situação muda na hora e os cartões são atualizados.

Ao lado da data pode aparecer a palavra portal: é uma data que veio de uma importação, e não de digitação manual. Se você digitar outra, a sua passa a valer, e um aviso lembra o que o portal informou. Tudo o que muda entra no Histórico de alterações, no pé da tela, com quem mudou e quando.

Caminho 2: importar o PDF do portal

O botão Importar, no alto da tela de Procurações, abre a importação. Ela aceita a página de procurações recebidas salva como PDF, tanto do e-CAC quanto do SPE (o sistema do FGTS Digital e do DET).

A própria tela 1 diz onde o arquivo fica em cada portal. Em resumo:

• Receita Federal: no e-CAC, com o certificado do escritório, abra Meu Perfil, Minhas Autorizações de Acesso, aba Recebidas, e imprima a página escolhendo Salvar como PDF. A tela do e-CAC mostra no máximo 100 procurações; se o escritório tem mais, filtre por mês de validade e salve um PDF por faixa. Todos podem ser enviados juntos.
• FGTS Digital e DET: no SPE (spe.sistema.gov.br), com a conta gov.br do escritório, aba Recebidas (sou Outorgado), e o mesmo Salvar como PDF.

Não envie a aba Concedidas ou Cedidas: ela lista o que o escritório outorgou a terceiros, e o sistema recusa o arquivo.

Escolha os PDFs 2 e clique em Conferir 3. O sistema lê o CPF ou CNPJ, a validade e a situação de cada linha e monta uma prévia; nela você confirma de qual órgão são as procurações daquele arquivo. A prévia mostra o que vai acontecer: registra (empresa que estava sem data), atualiza (data diferente da cadastrada) e sem mudança. Também lista as linhas do PDF cujo CPF ou CNPJ não é de nenhum cliente cadastrado, e os clientes que não apareceram em página nenhuma. Nada é gravado antes de você clicar em Importar.

Os arquivos são lidos e descartados. O que fica é a data, a situação e o nome do arquivo de onde ela veio. Importar de novo não apaga o que já estava: a importação acrescenta e atualiza, nunca substitui a lista inteira.

Caminho 3: a extensão lê o e-CAC

Na mesma tela de importação, o primeiro caminho 1 é Pelo portal da Receita. Ele usa a extensão Tarefix Assistente, para Chrome e Edge, e vale só para a Receita Federal. O segundo 2 é o PDF, descrito acima.

Como funciona:

1. Sem a extensão, o cartão 3 mostra o botão Instalar a extensão, que abre a loja do Chrome. Instale e clique em Já instalei para a tela reconhecê-la.
2. Com a extensão instalada, clique em Importar via e-CAC. Uma janela do e-CAC abre ao lado. Entre como sempre: o certificado do escritório, o gov.br se for o caso. Nenhuma senha ou certificado passa pelo Tarefix; você entra no portal, e a extensão só lê a página.
3. Ao chegar em Minhas Autorizações de Acesso, a leitura é automática. Ela percorre as procurações recebidas, e quando o portal só mostra 100 ela fatia por mês de validade e confere um a um os clientes que não apareceram. O painel no Tarefix mostra o andamento.
4. Se o portal pedir uma verificação no meio, ou a sessão expirar, a leitura pausa: resolva na janela do portal e clique em Continuar. Ela retoma de onde parou.
5. No fim, o resultado vai para a mesma prévia do PDF: o que registra, o que atualiza, o que diverge do digitado e quem continua sem procuração. Só o Importar grava.

A extensão está em fase beta. Se a leitura falhar, o PDF continua sendo o caminho garantido, e a equipe é avisada automaticamente para verificar o que mudou no portal.

O que muda depois de cadastrar

• O painel passa a contar as procurações vencendo, ao lado dos certificados.
• A lista de Procurações pode ser impressa e baixada em Excel, com os filtros que estiverem na tela.
• Filial tem procuração própria. Matriz e filial aparecem em linhas separadas, com a marca de filial ao lado do nome.