Atendimento pelo WhatsApp: funcionamento e atendentes

O atendimento pelo WhatsApp integra o número do escritório ao Tarefix. As mensagens dos clientes são recebidas em uma caixa de atendimento, a equipe responde pelo mesmo número, com o nome de cada atendente identificado na mensagem, e cada conversa fica vinculada à empresa do cliente, com o registro de quem atendeu e em que momento.

Etapas de uma conversa

1. Recebimento: a mensagem chega pelo número do escritório e é vinculada à empresa do cliente quando o número consta nos contatos dela.
2. Escolha do setor: com o primeiro contato automático ativado, o cliente indica o setor desejado, e a conversa é direcionada aos atendentes desse setor.
3. Início do atendimento: um integrante da equipe inicia o atendimento e responde. A partir desse momento, a conversa fica sob a responsabilidade dessa pessoa.
4. Encerramento: o atendimento é encerrado e registrado. Caso o cliente volte a escrever, um novo atendimento é aberto.

O celular do número continua funcionando normalmente: o Tarefix é conectado como um aparelho adicional, da mesma forma que o WhatsApp Web.

Atendentes

• O dono do escritório tem acesso permanente ao atendimento e é o único que conecta e desconecta o número.
• Os demais usuários atendem quando a opção WhatsApp está marcada no respectivo cadastro, em Usuários.
• Cada usuário visualiza as conversas dos setores do próprio cadastro, além das conversas sem setor. Conversas de empresas fora do alcance definido pelas unidades e grupos do usuário não são exibidas.
• O dono e os gerentes exercem a supervisão: visualizam as conversas dos respectivos setores, inclusive as atendidas por outros integrantes, e podem ingressar no atendimento.

A equipe de suporte do Tarefix não tem acesso às conversas do escritório.

Primeiros passos

1. Conecte o número do escritório.
2. Indique os atendentes no cadastro de cada usuário.
3. Configure o primeiro contato automático e o horário de atendimento.
4. Consulte as orientações de uso da caixa de conversas.