# Primeiros passos: a ordem certa para configurar o sistema

> A ordem que evita retrabalho, com um print de cada tela: unidades, setores, grupos, pacotes, obrigações, preferências e só então os clientes.

[imagem: A régua do Painel de Controle: seis páginas, cada uma com o que guarda e quantos itens tem.]

Este artigo mostra a ordem em que vale a pena configurar o Tarefix. Não é
uma regra do sistema: é a sequência que evita refazer trabalho, porque cada
peça se apoia na anterior.

Quase tudo o que vem a seguir acontece no Painel de Controle,
na trilha de ícones à esquerda da tela. Ele tem seis páginas, e o
número em cada uma diz quantos itens você já tem ali. Só gerentes entram.

Se você está com pressa: o mínimo para o sistema funcionar é
uma unidade, um setor e uma
obrigação. O resto pode vir depois, sem retrabalho.

### 1. Unidades

Onde sua equipe trabalha: Matriz, uma filial, ou até uma célula interna
("Equipe Fiscal 1"). Toda empresa precisa de uma unidade. Sem
isso ela é ignorada na geração de tarefas, e essa é a causa mais comum de
"cadastrei o cliente e ele não apareceu".

A unidade também é o que recorta o acesso: um usuário ligado à Filial não
enxerga as empresas da Matriz.

[imagem: A página de Unidades, onde ficam Matriz, filiais e equipes internas.]

### 2. Setores

As áreas do escritório: Fiscal, Contábil, Departamento Pessoal, Societário.
Cada obrigação pertence a um setor, e é o setor que dá o recorte do dia a dia:
quem é do Fiscal abre a tela do Fiscal e vê só o que é dele.

Vale criar os setores que você realmente usa. Setor a mais vira coluna vazia
na tela de todo mundo.

[imagem: A página de Setores, com as áreas do escritório.]

### 3. Grupos de clientes

Recortes da sua carteira: Simples Nacional, Lucro Presumido, Sem
movimento, Clientes do João. Servem para duas coisas: aplicar um
pacote a um monte de empresas de uma vez e limitar o que um
usuário enxerga.

Um grupo não é obrigatório. Empresa sem grupo aparece para todo mundo que
alcança a unidade dela.

[imagem: A página de Grupos de clientes, que recorta a carteira por regime ou por perfil.]

### 4. Pacotes

Um pacote é um conjunto de obrigações que você aplica a
várias empresas de uma vez. O caso clássico: um pacote com o que todo cliente
do Simples entrega, atribuído ao grupo Simples Nacional inteiro.

Pacote não substitui obrigação: ele agrupa as que você já criou. Por isso
ele vem antes na régua, mas costuma ser preenchido depois do passo 5.

[imagem: A página de Pacotes: conjuntos de obrigações para aplicar a várias empresas de uma vez.]

### 5. Obrigações

As tarefas em si, com prazo e periodicidade. Aqui está a escolha que mais
gera dúvida:

- Padrão: cai automaticamente em todas as empresas das
unidades que você marcar. Use para o que é universal no seu escritório, como
um balancete mensal.

- Opcional: só cai nas empresas que tiverem um dos pacotes
selecionados. Use para o que depende do regime, como o DAS, que só interessa a
quem é do Simples.

É também aqui que se marca Lembrete, que é o que faz a
obrigação aparecer no calendário e no reloginho.

[imagem: A página de Obrigações, onde cada tarefa ganha prazo, periodicidade e o tipo Padrão ou Opcional.]

### 6. Preferências

As escolhas que valem para o escritório inteiro: quem pode ver e cadastrar
o certificado do escritório, quem cadastra órgão de procuração, e se as
pessoas podem marcar colegas de outro setor ou de outra unidade.

Tudo aqui já vem com um padrão que funciona. Você só precisa entrar nesta
página quando quiser mudar alguma dessas regras.

[imagem: A página de Preferências, com as escolhas que valem para o escritório inteiro.]

### 7. Empresas

Agora sim, os clientes. Como as peças anteriores já existem, o cadastro fica
rápido: você escolhe a unidade, o grupo e os pacotes na própria tela, sem ter
que voltar depois.

Se forem muitas, use a importação por planilha: até 500 por
vez, com validação tudo ou nada.

[imagem: O cadastro de um cliente: os dados cadastrais e os contatos.]

### 8. Gerar as tarefas do mês

Por último, entre na tela de um setor e clique em Gerar Tarefas do
Mês. É o que transforma todo o cadastro nas tarefas do dia a dia.

Gerar de novo não duplica nem apaga nada: só cria o que falta e atualiza
vencimentos. Pode rodar sem medo depois de corrigir qualquer coisa.

[imagem: A tela de um setor depois de gerar: empresas nas linhas, obrigações nas colunas.]

### Usuários, quando entram?

A qualquer momento, e eles não estão no Painel de Controle: ficam em
Usuários, na mesma trilha à esquerda. Vale criar depois dos
setores e das unidades, porque é ali que você diz o que cada pessoa enxerga.

Errou a ordem? Nada se perde. Você pode criar uma unidade depois e
editar as empresas, ou criar um pacote e aplicá-lo a um grupo inteiro de uma
vez. A ordem acima só poupa esse retrabalho.

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Fonte: https://tarefix.com/ajuda/artigos/primeiros-passos-por-onde-comecar/
Central de Ajuda do Tarefix — https://tarefix.com/ajuda/artigos/