# Cobrar documentos do cliente: por e-mail, WhatsApp ou automaticamente

> A tarefa fica aguardando o cliente com a lista do que falta, e a cobrança sai pronta pelos três canais. Ativada nas Preferências, é enviada por e-mail automaticamente.

Boa parte do atraso de uma tarefa não é do escritório: é o cliente que
ainda não enviou o extrato, a nota, a folha. O sistema tem um estado para
isso, aguardando o cliente, e três formas de cobrar o que
falta sem sair da tarefa.

### 1. Quem é o contato

[imagem: O contato na ficha da empresa: é para ele que a cobrança vai.]

Na ficha da empresa, o bloco Contato indica com quem o
escritório trata quando falta um documento: o nome 1,
o e-mail 2 e o telefone 3.
Os três são opcionais, mas sem e-mail não há cobrança por e-mail, e sem
celular não há botão do WhatsApp. Preencha ao menos um.

### 2. Marcar a tarefa como aguardando

[imagem: A ampulheta na fila: a tarefa para até o cliente mandar o que falta.]

Onde a tarefa aparece, existe a ampulheta
1: na fila do painel, na lista de atrasadas e na
janelinha da tarefa, no botão Aguardar o cliente.
Ela pergunta o que falta, um documento por linha, e a tarefa muda de
estado. Ela sai das faixas de prazo e entra em Aguardando o
cliente, com a contagem de dias.

### 3. O card no painel

[imagem: O card Aguardando o cliente no painel: em âmbar quando alguma tarefa espera o cliente.]

No painel, o card Aguardando o cliente abre a fileira de
alertas, ao lado dos certificados e das procurações. Ele conta as tarefas
paradas por documento que o cliente ainda não enviou, de qualquer
competência: a espera continua contando até os documentos chegarem. Com
alguma tarefa aguardando, o número fica em âmbar; com nenhuma, o card fica
cinza. Ele não fica vermelho porque a espera não é atraso do escritório.

[imagem: A lista que o card abre: a empresa, há quantos dias espera e o botão Documentos recebidos.]

Clique no card para abrir a lista, agrupada por obrigação e, quando há
mais de um setor, por setor. Cada linha mostra a empresa e há quantos dias
ela espera, e o mouse sobre "aguardando o cliente" mostra os documentos que
faltam. Com o mouse sobre a linha aparecem as ações:

- o botão 1 registra Documentos
recebidos: a linha sai da lista, o número do card diminui na hora
e a tarefa volta às faixas de prazo;

- o balão ao lado abre as anotações da tarefa, onde estão a lista do que
falta e a cobrança;

- o nome da empresa leva à tarefa na tela do setor.

### 4. Cobrar

[imagem: Na janelinha da tarefa: o que falta, há quantos dias, e as três formas de cobrança.]

Na janelinha da tarefa, o bloco 1 mostra o que
falta e há quantos dias. A linha Cobrar por traz a mensagem
pronta, com a lista de documentos e a competência, em três canais:

- Copiar: o texto vai para a área de transferência, para
colar onde quiser.

- E-mail 2: abre o seu programa
de e-mail com destinatário, assunto e texto preenchidos.

- WhatsApp: abre a conversa com o celular do contato e a
mensagem escrita.

A mensagem é enviada em nome do escritório, não do Tarefix: o cliente
conhece o escritório, não o sistema.

Quando os documentos chegam, Documentos recebidos
devolve a tarefa às faixas de prazo. O histórico registra a espera e o
retorno.

### 5. Cobrança automática

[imagem: Preferências: a cobrança automática por e-mail, a régua de lembretes e o Responder para.]

Em Painel de Controle, Preferências,
o bloco Cobrança de documentos:

- 1 Cobrar por e-mail automaticamente:
ativado, toda tarefa que ficar aguardando o cliente envia o e-mail com a
lista do que falta, sem intervenção manual.

- 2 Lembretes é a régua, em dias
desde que a tarefa parou. "0,3,7" envia no mesmo dia, três dias depois e
sete dias depois, enquanto os documentos não chegarem. O envio ocorre pela
manhã, às 9h.

- 3 Responder para é obrigatório
para ativar: o e-mail sai com o nome do escritório como remetente, e a
resposta do cliente, com os documentos, chega neste endereço.

Cada envio fica anotado na tarefa ("cobrado ontem por e-mail"), e a
mesma tarefa nunca recebe dois e-mails do mesmo degrau. Empresa sem e-mail
de contato é ignorada, sem erro.

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Fonte: https://tarefix.com/ajuda/artigos/cobrar-documentos-do-cliente/
Central de Ajuda do Tarefix — https://tarefix.com/ajuda/artigos/